「保存」と「名前を付けて保存」、何が違うの？

WordやExcelを使っていると出てくる、「保存」と「名前を付けて保存」。

「どっちを押せばいいの？」教室でもよく聞かれる質問です。

名前が似ているので、最初は迷いますよね。でも、違いが分かると意外と簡単です。

「保存」は今のファイルを更新する

たとえば、「町内会のお知らせ.docx」というWordファイルを開いて、文章を少し直したとします。

ここで「保存」をすると、今開いている「町内会のお知らせ.docx」に、修正した内容が上書きされます。

つまり、「今のファイルを新しい内容に更新する」のが保存です。

「名前を付けて保存」は別のファイルを作る

では、去年作った「町内会のお知らせ」を残したまま、今年用のお知らせを作りたい場合はどうでしょう？

そんな時に使うのが、「名前を付けて保存」です。

たとえば、「町内会のお知らせ2025」を開いて、「町内会のお知らせ2026」という別の名前で保存します。

すると、去年のファイルを残したまま、今年用の新しいファイルを作ることができます。

間違えて「保存」すると？

去年の文書を使って今年の文書を作り、そのまま「保存」してしまうと……去年の内容が今年の内容に書き換わってしまいます。

「あっ！去年のを残しておきたかったのに！」ということも。

過去のファイルを残して、新しいものを作りたい時は、最初に「名前を付けて保存」と覚えておくと安心です。

こんな時はどっち？

今作っているファイルの続きを直した
→「保存」

去年のファイルを使って今年版を作りたい
→「名前を付けて保存」

同じ文書を別の名前でも残したい
→「名前を付けて保存」

保存する場所を変えて別ファイルとして残したい
→「名前を付けて保存」

この違いが分かれば、ずいぶん迷わなくなります。

しの先生より

「保存」と「名前を付けて保存」。

パソコンを長く使っている人には当たり前に見える操作ですが、初めての方にとっては、「なんで保存が2つあるの？」ですよね。

こういうところこそ、分からなくて当然です。

OfficeWrapでは、「今さら聞いたら恥ずかしいかな？」なんて思わなくて大丈夫。

小さな「？」を一つずつ「分かった！」に変えていきましょう。パソコンは、基本が分かってくるとグンと使いやすくなりますよ。